Het zal u niet zijn ontgaan maar per 1 januari 2015 is na een verlengde overgangsperiode toch de werkkostenregeling verplicht geworden.

Hoofdregel van de werkkostenregeling is dat (in 2015) maximaal 1,2 procent van de totale loonsom onbelast mag worden vergoed of verstrekt aan de werknemers. Dat is de zogenaamde “vrije ruimte”. Bij vergoedingen binnen deze vrije ruimte, behoeven er geen bewijsstukken van kosten en dergelijke te zijn. Wordt er méér vergoed dan het percentage dat voor de vrije ruimte in het betreffende jaar geld, dan wordt die vergoeding bij de werkgever (niet dus de werknemer) belast met een eindheffing van 80%. In dit artikel wordt niet de gehele regeling beschreven. Zo wordt niet ingegaan op onbelaste verstrekkingen en vergoedingen zoals bijvoorbeeld een bedrijfsfeest, een laptop of telefoon. Deze vergoedingen en verstrekking beïnvloeden de vrije ruimte niet.

Er is in de aanloop tot deze regeling, en ook nu nog, heel veel gemopperd over de werkkostenregeling. Deze regeling wordt, hoewel bedoeld als een vereenvoudiging van de vele regels voor belaste en onbelaste vergoedingen, door velen nog steeds als nodeloos ingewikkeld ervaren.

Hoe dan ook; de werkkostenregeling geldt ook voor de eigen Holding-BV van de directeur-grootaandeelhouder (DGA). Daar staat de DGA veelal op de loonlijst. In principe is dus zijn of haar salaris de basis voor de 1,2% van de vrije ruimte.

Sedert 1 januari van dit jaar is de relevante loonsom waarover de 1,2% mag worden berekend flink uitgebreid. Vanaf die datum tellen ook de salarissen van de overige werknemers van het concern mee. Dus als de DGA een salaris heeft van € 100.000, en het personeel van de dochtermaatschappij(en), samen een loonsom van € 200.000,-, kan de 1,2% berekend worden over € 300.000,-. Voorwaarde is dat de aandelen van de dochtermaatschappijen voor tenminste 95% in bezit zijn van de Holding.

Van belang om te weten is dat binnen de werkkostenregeling niet elk personeelslid een gelijk percentage over zijn eigen salaris belastingvrij hoeft te krijgen. Dat geeft de DGA in theorie de mogelijkheid om zijn onbelaste vergoeding op te krikken tot 1,2% van € 300.000,-, als zijn personeel niets onbelast zou ontvangen.

De wetgever heeft daar een stokje voor gestoken met de gebruikelijkheidstoets. Die toets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen binnen de werkkostenregeling per persoon niet meer dan 30 procent mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Wordt er toch meer verstrekt of vergoed, dan vormt dat meerdere loon voor de DGA (of andere werknemer). De bewijslast van het ongebruikelijke ligt bij de belastingdienst. Uit doelmatigheidsoverwegingen is al wel goedgekeurd dat een bedrag € 2.400,- per jaar akkoord is, mits de 1,2% daardoor niet wordt overschreden.

Een simpele telsom leert dat het gebruik maken van de 80 procent eindheffingsregeling bij de eigen Holding fiscaal interessant kan zijn. Dat is het geval als het loon uiteindelijk (na aftrekposten) belast zou zijn tegen 52%. Het effectieve tarief zakt dan tot 80/180 van 52% en dat is “slechts” 44,4%. Stel er wordt € 100,- door de BV uitgekeerd boven de vrije ruimte, dan zal de BV 80,- aan eindheffing aan de fiscus moeten betalen. De DGA ontvangt netto € 100,-, de belastingdienst € 80,- en de BV is in totaal € 180,- armer. Indien de BV die € 180,- als loon zou hebben uitgekeerd, dan zou de fiscus € 93,60 hebben ontvangen en de DGA nog maar € 86,40 netto. Door het gebruikelijkheidscriterium kun je hierin echter niet te ver gaan.